Een fotodocumentatie genereren in Word (DOCX)

Het genereren van de fotodocumentatie is de stap waarin de voorbereide foto's worden omgezet in een volwaardig document. Het resultaat is een gestructureerd DOCX-bestand met afbeeldingen, bijschriften en opmaak. De functie wordt gebruikt voor het opstellen van fotodocumentatie, rapporten over uitgevoerde werkzaamheden en het overhandigen van materiaal aan de opdrachtgever of voor archivering.

Een fotodocumentatie genereren in Word (DOCX)
Een fotodocumentatie genereren in Word (DOCX)

Wat betekent het genereren van een fotodocumentatie?

Het genereren van een fotodocumentatie is het proces van het opstellen van een document op basis van voorbereide gegevens:

  • geüploade foto's;
  • structuur en volgorde van afbeeldingen;
  • bijschriften en beschrijvingen;
  • gekozen lay-out.
In deze stap wordt de fototabel omgezet in een volwaardig document dat geschikt is voor gebruik in de praktijk.

Probeer de functionaliteiten in de service

Als u nog niet geregistreerd bent - open de service en test deze functionaliteit in de praktijk bij het maken van een fotodocumentatie. Als u al geregistreerd bent - maak uw documenten aan op het dashboard voor fotodocumentatie.

Formaat van het uitvoerdocument

Het definitieve bestand wordt gegenereerd in **DOCX**-formaat. Het document kan worden geopend in:

  • Microsoft Word
  • LibreOffice
  • Google Docs

Waarom is dit belangrijk?

Het DOCX-formaat:
  • voldoet aan de normen voor zakelijke documentatie;
  • is geschikt voor overdracht aan opdrachtgevers en aannemers;
  • maakt verdere bewerking mogelijk indien nodig.

Structuur van de fotodocumentatie

Bij het genereren van het document wordt de structuur automatisch opgebouwd. De uiteindelijke fotodocumentatie bevat:

  • documentpagina's;
  • tabellen met foto's (fototabel);
  • afbeeldingen;
  • bijschriften bij foto's;
  • nummering;
  • koppen (indien ingesteld).

Hoe wordt de structuur opgebouwd?

De structuur hangt af van:
  • de gekozen lay-out;
  • het aantal foto's;
  • de plaatsingsparameters.
De service verdeelt de afbeeldingen automatisch over de pagina's en stelt de tabellen samen.

Waarom is dit belangrijk?

Automatische opmaak:
  • voorkomt handmatige opmaak in Word;
  • vermindert de kans op fouten;
  • zorgt voor een uniforme standaard van fotodocumentatie.

Gebruik van sjablonen en lay-outs

Het genereren van het document is gebaseerd op de gekozen lay-out van de fotodocumentatie. De lay-out bepaalt:

  • de plaatsing van foto's;
  • de structuur van de tabel;
  • het uiterlijk van de pagina's.

Mogelijkheden voor het plaatsen van foto's

Afhankelijk van de lay-out:
  • worden afbeeldingen in een tabel geplaatst (klassieke fototabel);
  • wordt de paginastructuur automatisch opgebouwd met inachtneming van de gekozen parameters.

Waarom is dit belangrijk?

Sjablonen maken mogelijk:
  • standaardisatie van de opmaak van rapporten;
  • aanpassing van het document aan de eisen van de opdrachtgever;
  • versnelling van de voorbereiding van terugkerende fotodocumentaties.

Documentinstellingen

Voor het genereren van de fotodocumentatie worden parameters ingesteld die van invloed zijn op het uiteindelijke bestand:

  • pagina-oriëntatie (staand of liggend);
  • aantal foto's per pagina;
  • structuur van de plaatsing van afbeeldingen;
  • opmaakparameters.

Waarom is dit belangrijk?

Instellingen maken mogelijk:
  • rekening te houden met de eisen van een specifiek project;
  • een groot aantal afbeeldingen correct weer te geven;
  • de interne standaarden van het bedrijf na te leven.

Hoe wordt het document gegenereerd?

Het proces van het maken van een fotodocumentatie omvat:

  1. Foto's uploaden.
  2. Bewerken en sorteren.
  3. Bijschriften bij foto's toevoegen.
  4. Lay-out kiezen en structuur instellen.
  5. Document genereren en downloaden.
Hierna genereert het systeem een DOCX-bestand, klaar voor gebruik.

Wat bevat het definitieve bestand?

De gegenereerde fotodocumentatie bevat:

  • alle toegevoegde afbeeldingen;
  • bijschriften en beschrijvingen van foto's;
  • nummering;
  • pagina-indeling;
  • opmaak volgens de gekozen lay-out.

Wat hoeft niet handmatig te worden gedaan?

De gebruiker hoeft niet:
  • foto's naar Word over te zetten;
  • tabellen te maken;
  • afbeeldingen uit te lijnen;
  • bijschriften handmatig op te maken.
Alle handelingen worden automatisch uitgevoerd.

Fotodocumentatie per e-mail verzenden

Daarnaast is het mogelijk de fotodocumentatie te verzenden naar het e-mailadres dat aan de bevestigde gebruikersaccount is gekoppeld. Het rapport wordt verzonden als een archief dat bevat:

  • de afbeeldingen die in de fotodocumentatie worden gebruikt (in WEBP-formaat);
  • een detailbestand van de fotodocumentatie in DOCX-formaat.

Detailrapport van de fotodocumentatie

In het archief wordt een apart document gemaakt met een tabel die informatie over alle foto's bevat. De tabel bestaat uit 3 kolommen:
  • Fotonummer
  • Fotobeschrijving / opnamecontext
  • Filename (bestandsnaam van de afbeelding)

Opnamecontext

Bij gebruik van de mobiele app INSPECTOR wordt de fotodocumentatie aangevuld met contextuele opnamegegevens. Dit maakt mogelijk:
  • aanvullende parameters vast te leggen;
  • de betrouwbaarheid van de fotodocumentatie te verhogen;
  • rapporten te gebruiken bij inspecties en expertise.
'Opnamecontext' wordt automatisch ingevuld als de foto's zijn gemaakt met de mobiele app INSPECTOR met de functie voor het opslaan van context ingeschakeld. In dat geval bevat het detailrapport aanvullende gegevens:
  • opnameomstandigheden;
  • vastleggingsparameters;
  • informatie die bij de afbeelding hoort.

Waarom is dit belangrijk?

Het verzenden van het archief met detailrapport maakt mogelijk:
  • een volledig pakket aan fotogegevens aan de opdrachtgever te overhandigen;
  • de fotodocumentatie als bewijsmateriaal te gebruiken;
  • gestructureerde fotodocumentatie samen met de originele bestanden op te slaan.

Waar wordt dit gebruikt?

Integratie is met name belangrijk voor:
  • objectinspecties;
  • bouwkundig toezicht;
  • verzekeringsopnames;
  • technische expertise.

Praktische toepassing

Gegenereerde fotodocumentaties worden gebruikt voor:

  • rapporten over uitgevoerde werkzaamheden;
  • bouwdocumentatie;
  • inspecties en controles;
  • verzekeringsgevallen;
  • expertise en onderzoeken.

Waarom is het genereren van de fotodocumentatie een cruciale stap?

Het genereren van het document voltooit het werk met de foto's. Deze stap maakt mogelijk:

  • een volwaardige fotodocumentatie in Word te verkrijgen;
  • het resultaat over te dragen zonder verdere bewerking;
  • een uniforme opmaakstandaard te waarborgen;
  • het document te gebruiken in officiële rapportages.
Het resultaat is dat de fotodocumentatie een volwaardig werkdocument wordt, en niet slechts een verzameling afbeeldingen.

Gerelateerde handleidingen

Deze functie wordt gebruikt bij verschillende taken waarbij fotovastlegging en rapportage nodig zijn.

Waar wordt het gebruikt

De functie kan worden gebruikt voor het samenstellen van fotodocumentatie in verschillende sectoren, bijvoorbeeld: