Valokuvaraportin luominen Word-muodossa (DOCX)

Valokuvaraportin muodostaminen on vaihe, jossa valmistellut kuvat muunnetaan valmiiksi asiakirjaksi. Lopputuloksena käyttäjä saa jäsennellyn DOCX-tiedoston, jossa on kuvat, kuvatekstit ja muotoilu. Toimintoa käytetään fotodokumentoinnin, suoritettujen töiden raporttien valmisteluun ja materiaalien toimittamiseen tilaajalle tai arkistoon.

Andrey Apanasenko

Photo Reportsin perustaja ja kehittäjä

Kehitetty ammattimaisen dokumentaation laatimisen käytännön kokemuksen pohjalta

Tietoja kehittäjästä

Mitä valokuvaraportin muodostaminen tarkoittaa

Valokuvaraportin muodostaminen on prosessi, jossa asiakirja luodaan valmisteltujen tietojen perusteella:

ladatut valokuvat;
kuvien rakenne ja järjestys;
kuvatekstit ja selitteet;
valittu asettelu.

Tässä vaiheessa valokuvataulukko muuttuu valmiiksi asiakirjaksi, joka on käyttökelpoinen työssä.

Käytä palvelun ominaisuuksia

Jos et ole kirjautunut sisään ja haluat vain kokeilla:

Aloita valokuvaselosteen luominen – se on ilmaista

Jos haluat luoda täysimittaisia valokuvaselosteita hallintapaneelissa – lataa saldoa käyttäjäprofiilissasi.

Loppuasiakirjan muoto

Lopullinen tiedosto muodostetaan **DOCX**-muodossa. Asiakirjan voi avata seuraavissa ohjelmissa:

Microsoft Word
LibreOffice
Google Docs

Miksi tämä on tärkeää

DOCX-muoto:

vastaa liikeasiakirjojen standardeja;
sopii toimitettavaksi tilaajille ja alihankkijoille;
mahdollistaa tarvittaessa myöhemmän muokkauksen.

Valokuvaraportin rakenne

Asiakirjaa muodostettaessa rakenne luodaan automaattisesti. Lopulliseen valokuvaraporttiin sisältyvät:

asiakirjan sivut;
taulukot kuvineen (valokuvataulukko);
valokuvat;
kuvatekstit;
numerointi;
otsikot (jos määritetty).

Miten rakenne muodostuu

Rakenne riippuu:

valitusta asettelusta;
valokuvien määrästä;
sijoitteluparametreista.

Palvelu jakaa kuvat automaattisesti sivuille ja muodostaa taulukot.

Miksi tämä on tärkeää

Automaattinen muotoilu:

poistaa manuaalisen taitto-työn Wordissa;
vähentää virheiden mahdollisuutta;
varmistaa yhtenäisen fotodokumentoinnin standardin.

Pohjien ja asettelujen käyttö

Asiakirjan muodostaminen perustuu valittuun valokuvaraportin asetteluun. Asettelu määrittää:

valokuvien sijoittelun;
taulukon rakenteen;
sivujen ulkoasun.

Kuvien sijoitteluvaihtoehdot

Asettelusta riippuen:

kuvat sijoitetaan taulukkoon (klassinen valokuvataulukko);
sivun rakenne muodostetaan automaattisesti valittujen parametrien mukaisesti.

Miksi tämä on tärkeää

Pohjat mahdollistavat:

raporttimuotoilun standardoinnin;
asiakirjan mukauttamisen tilaajan vaatimusten mukaisesti;
toistuvien valokuvaraporttien valmistelun nopeuttamisen.

Tarkastusvalokuvaraportti – Ruudukkoasettelu

Tarkastusvalokuvaraportti – Arviointiasettelu

Tarkastusvalokuvaraportti – Yksityiskohtainen tarkastusasettelu

Tarkastusvalokuvaraportti – Havaintoraporttiasettelu

Tarkastusvalokuvaraportti – Auditointidokumentointiasettelu

Asiakirjan asetukset

Ennen valokuvaraportin luomista määritellään parametrit, jotka vaikuttavat lopulliseen tiedostoon:

sivun suunta (pysty tai vaaka);
valokuvien määrä sivulla;
kuvien sijoittelurakenne;
muotoiluparametrit.

Miksi tämä on tärkeää

Asetukset mahdollistavat:

tietyn projektin vaatimusten huomioimisen;
suurten kuvamäärien oikean esittämisen;
yrityksen sisäisten standardien noudattamisen.

Miten asiakirja muodostetaan

Valokuvaraportin luontiprosessi sisältää:

Valokuvien lataus.
Muokkaus ja lajittelu.
Kuvatekstien lisäys.
Asettelun valinta ja rakenteen määritys.
Asiakirjan muodostus ja lataus.

Tämän jälkeen järjestelmä luo DOCX-tiedoston, joka on valmis käytettäväksi.

Mitä lopputiedosto sisältää

Muodostettu valokuvaraportti sisältää:

kaikki lisätyt kuvat;
kuvatekstit ja selitteet;
numeroinnin;
sivurakenteen;
muotoilun asettelun mukaisesti.

Mitä ei tarvitse tehdä käsin

Käyttäjän ei tarvitse:

siirtää kuvia Wordiin;
luoda taulukoita;
tasata kuvia;
muotoilla kuvatekstejä käsin.

Kaikki toiminnot suoritetaan automaattisesti.

Valokuvaraportin lähettäminen sähköpostitse

Lisäksi on mahdollista lähettää valokuvaraportti käyttäjän vahvistettuun sähköpostiosoitteeseen. Raportti lähetetään arkistona, joka sisältää:

valokuvaraportissa käytetyt kuvat (WEBP-muodossa);
valokuvaraportin tarkennetiedoston DOCX-muodossa.

Valokuvaraportin tarkennetiedot

Arkistoon muodostetaan erillinen asiakirja, jossa on taulukko, joka sisältää tietoja kaikista valokuvista. Taulukossa on 3 saraketta:

Kuvan numero
Kuvaus / kuvauskonteksti
Filename (kuvatiedoston nimi)

Kuvauskonteksti

Kun käytetään INSPECTOR-mobiilisovellusta, valokuvaraporttia täydennetään kuvauskontekstitiedoilla. Tämä mahdollistaa:

lisäparametrien tallentamisen;
fotodokumentoinnin luotettavuuden lisäämisen;
raporttien käytön tarkastuksissa ja asiantuntijatutkimuksissa.

'Kuvauskonteksti' täytetään automaattisesti, jos valokuvat on otettu INSPECTOR-mobiilisovelluksella ja kontekstin tallennus on ollut käytössä. Tällöin tarkennetiedot sisältävät lisätietoja:

kuvausolosuhteet;
tallennusparametrit;
kuvaan liittyvät lisätiedot.

Miksi tämä on tärkeää

Arkiston lähettäminen tarkennetietoineen mahdollistaa:

täyden kuvatietopaketin toimittamisen tilaajalle;
valokuvaraportin käytön todisteaineistona;
jäsennellyn fotodokumentoinnin säilyttämisen alkuperäisten tiedostojen kanssa.

Missä tätä käytetään

Integraatio on erityisen tärkeä:

kohteiden tarkastuksissa;
rakennusvalvonnassa;
vakuutustarkastuksissa;
teknisissä asiantuntijatutkimuksissa.

Käytännön sovellukset

Muodostettuja valokuvaraportteja käytetään:

suoritettujen töiden raportteina;
rakennusdokumentaationa;
tarkastuksina ja inspekteina;
vakuutustapauksina;
asiantuntijatutkimuksina ja katselmuksina.

Miksi valokuvaraportin muodostaminen on keskeinen vaihe

Asiakirjan muodostaminen päättää kuvien käsittelyn. Tämä vaihe mahdollistaa:

valmiin valokuvaraportin saamisen Word-muodossa;
tuloksen toimittamisen ilman lisäkäsittelyä;
yhdenmukaisen muotoilustandardin varmistamisen;
asiakirjan käytön virallisessa raportoinnissa.

Lopputuloksena valokuvaraportista tulee täysipainoinen työasiakirja, ei kokoelma kuvia.

Liittyvät oppaat

Tätä toimintoa käytetään eri tehtävissä, joissa tarvitaan kuvadokumentointia ja raporttien valmistelua.

Missä käytetään

Toimintoa voidaan käyttää valokuvaraporttien laatimiseen eri toimialoilla, esimerkiksi: